5. Explicación de columnas operativas.
Descripción detallada para usuarios sobre columnas, estados, colores, botones e iconos de los módulos Control de No Conformidades, Control de Tareas y Evidencias.
Control de No Conformidades.
El módulo de Control de No Conformidades convierte hallazgos, reclamos, desviaciones, auditorías o incumplimientos en registros trazables. El usuario no cierra unilateralmente la NC: debe revisar la información, ejecutar la acción asignada y subir evidencia. Luego, el responsable interno autorizado verifica el cierre.
| Columna / elemento | Explicación para el usuario |
|---|
| N° | Identificador correlativo de la NC. Facilita ubicar el caso en reuniones, auditorías o seguimiento interno. |
| Proceso / Origen | Indica desde dónde nace la NC: auditoría interna, auditoría externa, reclamo de cliente, control operacional, inspección, revisión documental, hallazgo de mandante u otra fuente. Esta columna es clave porque permite analizar tendencias por proceso o fuente. |
| Hallazgo | Describe la situación detectada. Debe leerse como evidencia objetiva del problema: qué ocurrió, dónde se detectó y qué requisito podría estar afectado. |
| Responsable / Fecha detección | Muestra la persona o cargo que debe gestionar la acción y la fecha en que fue detectada. Permite controlar trazabilidad y oportunidad de respuesta. |
| Plazo | Fecha comprometida para gestionar la NC. Cuando el plazo se acerca o se vence, el estado visual permite priorizar el seguimiento. |
| Fecha cierre | Fecha en que la NC queda cerrada después de contar con evidencia suficiente y verificación interna. Si aparece guión o vacío, significa que aún no tiene cierre formal. |
| Estado | Resume visualmente la condición del caso. Abierta suele mostrarse en rojo para atención pendiente. Verificada se muestra como estado intermedio cuando la evidencia fue revisada y validada técnicamente. Cerrada se muestra en verde cuando el caso fue gestionado y cuenta con respaldo suficiente. Estados vencidos o críticos se usan para priorizar. |
| Acción correctiva | Indica la acción definida para corregir la desviación o prevenir recurrencia. El usuario debe ejecutar o respaldar lo que le corresponda. |
| Botón Subir | Permite adjuntar evidencia de la acción ejecutada. Ejemplos: registros firmados, fotografías, correos, informes, actas, certificados, planillas o documentos que demuestren tratamiento de la NC. |
| Icono Ver / Ojo | Cuando está disponible, permite revisar la evidencia cargada o los respaldos asociados al caso. |
| Colores | El rojo comunica atención pendiente o NC abierta; el morado comunica estado verificado o revisado; el verde indica cierre, cumplimiento o evidencia validada; el gris suele indicar dato no disponible, sin cierre o acción no habilitada. |
Uso recomendado: antes de subir evidencia, revisar el hallazgo, el origen, el plazo y la acción correctiva. La evidencia debe demostrar claramente qué se hizo, cuándo se hizo y quién fue responsable.
Indicadores del módulo: el indicador Cierre de No Conformidades muestra el porcentaje de NC cerradas respecto del total registrado. El indicador NC a tiempo permite visualizar cuántas NC fueron cerradas dentro del plazo comprometido. Estos porcentajes ayudan a evaluar disciplina de cierre, oportunidad de respuesta y capacidad del SGI para controlar desviaciones.
Control de Tareas.
El módulo de Control de Tareas muestra el listado de actividades asignadas a usuarios o responsables de proceso. La lógica es similar a NC: el usuario revisa la tarea, ejecuta la actividad y sube evidencia para respaldar su cumplimiento. El sistema muestra estados visuales para saber si la tarea está vigente, cerrada, vencida o cerrada en plazo.
| Columna / elemento | Explicación para el usuario |
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| N° | Correlativo de la tarea dentro del listado. Sirve para referenciarla en seguimiento o reuniones. |
| Tarea | Describe la actividad que debe ejecutarse. Debe entenderse como un compromiso concreto: actualizar, revisar, difundir, evidenciar, capacitar, informar o cerrar una acción. |
| Plazo | Fecha máxima de cumplimiento. GENIX® permite distinguir si la tarea sigue vigente o si ya superó su fecha comprometida. |
| Fecha cierre | Fecha en que la tarea se cerró. Si no existe cierre, el campo puede aparecer vacío o con guión. |
| Estado | Indica la condición de avance. Cerrada en plazo se muestra en verde para comunicar cumplimiento oportuno. Vigente puede mostrar días disponibles. Vencida debe tratarse como prioridad. |
| Responsable | Persona o cargo que debe ejecutar o respaldar la actividad. Ayuda a ordenar la rendición de cuentas y evitar tareas sin dueño. |
| Botón Subir | Permite cargar evidencia de cumplimiento. Sin evidencia, la tarea puede quedar pendiente de respaldo o revisión. |
| Botón Ver | Permite visualizar el respaldo cargado. Si está deshabilitado o gris, puede indicar que aún no existe evidencia disponible. |
| Colores de estado | Verde: cerrada en plazo o cumplimiento correcto. Azul o celeste: tarea vigente o en seguimiento. Rojo: vencida o crítica. Gris: sin información suficiente, sin cierre o acción no disponible. |
Uso recomendado: cargar evidencias claras y nombradas correctamente. Ejemplo: “Acta reunión CPHS julio 2026”, “Registro difusión IPER”, “Certificado calibración equipo X” o “Informe simulacro emergencia”.
Indicadores del módulo: el indicador Cumplimiento de tareas muestra el porcentaje de tareas cerradas respecto de las tareas programadas. El indicador Tareas a tiempo muestra el porcentaje de tareas cerradas dentro del plazo. El estado Cerrada en plazo se presenta en verde porque comunica cumplimiento oportuno y evidencia disponible para revisión.
Evidencias.
El módulo Evidencias funciona como un repositorio organizado para auditorías. Permite crear elementos tipo carpeta por área, proceso, requisito, tema o auditoría, y luego el responsable sube los respaldos solicitados. Sirve para auditorías ISO, auditorías de mandantes, auditorías internas, certificadoras y acreditadores como SICEP, Achilles, RESSO, auditorías de clientes, mutualidades, organismos públicos, inspecciones laborales u otras revisiones externas.
| Campo / elemento | Explicación para el usuario |
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| Área | Clasifica la evidencia por área o proceso: Gerencia, Comercial, Servicio, Recursos Humanos, Compras, Operaciones, SST, Medio Ambiente, Seguridad Vial, Sistema de Gestión u otra definida por la empresa. |
| Elemento tipo carpeta | Funciona como contenedor del respaldo solicitado. Puede representar un requisito, una auditoría, una reunión, una campaña, una capacitación, un equipo, un proceso o una actividad específica. |
| Nombre de evidencia | Debe identificar el respaldo de forma clara. Evitar nombres genéricos como “archivo final” o “documento nuevo”. |
| Fecha | Permite relacionar la evidencia con el periodo auditado, la actividad ejecutada o la fecha de cumplimiento. |
| Responsable | Persona que debe subir, mantener o responder por la evidencia. Facilita seguimiento y solicitud de aclaraciones. |
| Acciones | Incluye funciones como subir, abrir, visualizar, descargar o eliminar evidencia según permisos. El icono de carga permite adjuntar respaldo y el icono de vista permite verificarlo. |
| Colores e iconos | Los botones e iconos ayudan a identificar acción disponible, evidencia cargada, visualización o estado pendiente. El diseño busca que el usuario no tenga que interpretar planillas externas. |
Ejemplos de evidencias: Registro de difusión de Matriz IPER, difusión de Matriz de Aspectos e Impactos Ambientales, órdenes de trabajo, certificados de calibración de equipos, informes de simulacros, descriptores de cargo, respaldos de competencias, registro de capacitaciones, actas del CPHS, HDS, informes de investigación de accidentes, inspecciones, permisos, evaluaciones de proveedores, certificados de disposición de residuos, mantenciones, controles operacionales y registros de entrega de EPP.
